入住登记信息怎么在线化？多人入住、身份证/护照采集与合规存档（云乐住版）

前台最容易出错的环节之一，就是入住登记：人多、信息杂、客人催、还要核对证件。线下表格填着填着丢一张，或者只登记了一个人，后面出了问题也说不清。

如果你已经上线了酒店预订小程序/民宿小程序，我建议把“入住客人信息”做成系统流程，而不是靠纸和Excel。云乐住多商户版本里有入住客人信息管理：支持多人入住登记、证件信息采集（身份证/护照号等），并强调满足酒店入住登记的合规要求。下面按落地角度讲清楚。

一、入住信息管理在管什么：把“订单”变成“可交付的入住”

订单只代表“客人买了”，入住信息才代表“你交付了”。尤其是多人入住的房间，你至少要能清楚回答三件事：

• 这间房实际住了哪些人？
• 每个人的证件信息是否登记完整？
• 这些信息如何保存、谁能看到、什么时候删除/归档？

二、云乐住的客人信息登记支持哪些字段：先把表结构想清楚

在云乐住的入住客人信息管理里，核心是“一个房间支持多位客人信息登记”，并包含身份证/护照等字段。你可以用下面这张表做标准字段（按需增删）：

三、流程怎么设计才顺：三步就够

1）下单阶段：只收“最小必要信息”

下单时尽量别一次性把所有信息都要齐，尤其是证件号这类敏感信息。更推荐在“待入住/入住前”再引导补充。云乐住在下单环节支持身份验证（下单时要求填写身份证或护照信息），你可以按你的门店合规要求选择开启或关闭。

2）到店/入住阶段：前台快速录入或客人自助提交

多人入住最关键的是“别漏人”。建议按房间维度增加入住人，前台核对证件后确认提交。这样做的好处是：交接班时不会因为一张纸找不到而崩。

3）离店阶段：信息归档与权限控制

离店后，建议把可用于运营的内容（如评价、偏好）与敏感证件信息分开管理。敏感信息要严格限制权限，做到“谁需要谁可见”。这点也能和云乐住的隐私合规管理一起配合，把规则写清楚、把权限管住。

四、给前台和运营的一份清单：上线前先对一遍

• 是否支持多人入住登记（每间房可添加多位入住人）
• 证件类型与号码字段是否满足你的合规要求
• 下单时是否强制身份验证（按门店政策配置）
• 敏感信息是否做了权限控制与操作留痕
• 离店后是否能引导评价，形成口碑资产

总结一下：入住客人信息管理看起来是“登记表”，但真正解决的是交付效率和合规风险。把它做进酒店预订小程序里，前台会轻松很多，出问题也更可追溯。云乐住在多商户版本里提供了多人登记与证件信息管理能力，配合你的门店流程，就能很快跑起来。